המאמר הזה עוסק באתגרים המרכזיים ביצירת מטריקות גיוס וגם פונקצית גיוס יעילה המבוססת על נתונים: הוא לא יעסוק במטריקות הכי נפוצות אלא במשהו הרבה יותר עקרוני.
אחד האתגרים שאני נפגשת בהם לא מעט הוא הצורך להציג נתוני גיוס באופן מדויק יעיל ומקדם. אף במקומות שבהם הגיוס עובד מצוין יש לא מעט מתח סביב נושא מדדי הגיוס ואופן הצגתם. המתח הזה נובע מהבדלי ציפיות ופערי תפיסות בין מחלקת הגיוס לבין בעלי העניין שמצפים לקבל את הנתונים האלה ובעיות אמיתיות שמנסים לפתור ביחד. הרבה פעמים זה מלווה בכך שיש אתגרים אובייקטיבים עם אופן איסוף נתונים והצגתם. זה אולי לא נושא מרגש אבל הוא אחד הנושאים הכי בולטים שמגייסים ומנהלי גיוס נתקלים בהם ולכן אני מקווה שהמאמר הזה יעזור לעשות ״סדר״ ואולי להציע כמה דברים שיעזרו לשפר המצב.
האתגר הראשון: מדידת נתונים שוטפת ואיכותית
קשה מאוד לקבל תובנות מעמיקות מנתונים שלא נאספים באופן שוטף ונכון. נקודה אחת שעשויה להתפספס היא תשתית איסוף נתונים מספיק טובה: זה מתחיל בנתונים עצמם, ולכן במערך הנתונים שלכם. האם יש לכם מערכת גיוס בכלל, האם במערכת הגיוס יש נתונים איכותיים, האם איסוף הנתונים תואם את השאלות שאתם מבקשים לחקור, האם הם נאספים באופן מדויק ועוד..
אם מערכת הגיוס אינה מוגדרת היטב, אם עושים שימוש בה שימוש לא מסודר או שלא עובדים באופן מסודר אז קשה מאוד לקבל נתונים מדויקים, יתרה מזאת אם לא מתחזקים את המערכת מספיק או מייצרים אוטומציות מתאימות אזי המשימה הופכת לכמעט בלתי אפשרית והופכת את משימת המדידה לבלתי אפשרית בפועל.
הרבה פעמים המגבלה הזו מהווה את המעצור/ או הקושי הכי בולט של צוות הגיוס לדווח נתונים.
אולי כל מערכת המבוססת על נתונים יכולה להיפגע אם הנתונים בה לא מדויקים ( גייסתם 89 אבל מופיעים במערכת רק 19 גיוסים) אבל בגיוס הבעיה מחמירה עם הזמן ולפעמים ההכרה בבעיה מתבררת כמה שנים אחרי שהמערכת הוגדרה וקשה מאד לעצור הכל ולהתחיל מחדש. זה גם התירוץ הכי נפוץ לכך שאי אפשר להסתמך על הנתונים אם הם לא מדויקים.
לכן תכנון הדוחות ובחינה של סוגי המדדים חייבת להיעשות במקביל להגדרת המערכת. אם זה לא נעשה במקור אפשר לתקן בהמשך אך זה עשוי להיות יותר מורכב. לא כולם יודעים באילו דוחות להשתמש מלכתחילה וזה דורש לעיתים עצירה והערכה מחדש.
אתגר שני- במה להתמקד במטריקות הגיוס?
גם אם ישנם נתונים הנאגרים במערכת, רבות ממחלקות הגיוס הולכות לאיבוד בתוך מצאי הדוחות השונים:,באילו מדדים כדאי להתמקד? האם זה משהו סטנדרטי או שכל חברה צריכה מדדים משלה? אמנם יש מדדים שמקובל למדוד כמו: מדדי יעילות גיוס, מדדי המרה, מדדי איכות גיוס ועלות גיוס ומדדי פרודוקטיביות אבל זה מאוד מושפע מאתגרי הארגון, מהשלב שבו הוא נמצא והאתגרים בשטח. ישנם מדדים שכדאי להציג לאורך זמן על מנת להראות התפתחות ושיפור באופן תקופתי וישנם אתגרים הדורשים התייחסות בגלל בעיה מוחשית הדורשת התייחסות לדוגמה כמו שרק שליש מן המועמדים המקבלים הצעה מצטרפים זה בהחלט דורש התייחסות יותר ממוקדת. בכל מקרה כדאי להחליט על 4-5 מדדי גיוס רלוונטים בתור התחלה וליצור בהם שיפור מתמשך מאשר לבחור המון מדדים ולא לעקוב אחריהם כלל. השאלה שרבים מתמודדים איתה היא מה צריכים להיות המדדים: הם מסתכלים ימינה ושמאלה לראות מה אחרים עושים, אבל הדרך הכי טובה לדעת במה להתמקד היא איסוף נתונים מדגמיים, הבנת הצרכים ומשם הגדרת היעדים והמדדים. דוגמה יכולה להיות אם הארגון מתקשה לעמוד בלוחות הזמנים כי חסרים לו עובדים, אבל תהליך הגיוס ארוך מאוד ולוקחים שלושה חודשים עד שעובד.ת מצטרפים בפועל אז זו כנראה בעיה ראויה לבחינה. אם נתוני המשפך מצביעים על תהליך גיוס מקרטע צריך לצלול לפרטים ולהבין מה הבעיה. להעתיק יעדי גיוס מהשכנים או קולגות לא בהכרח יקדם אתכם במטרות הספיצפיות שלכם.
אתגר שלישי- למה להשוות את הנתונים?
על מנת לעבוד באופן יעיל חשוב שכל מנהל.ת וכל מגייס.ת ילמדו להכיר את מדדי הגיוס ובעיקר לדעת למה אפשר לצפות. הרבה פעמים אני נתקלת בארגונים האוספים נתונים אך אינם יודעים מה נחשב סביר ובעיקר במה יש לטפל. זוהי אוריינות חשובה במקצוע עוד לפני שאני מציגים נתונים לאחרים כדאי ללמוד מה יכול לרמז על בעיה.למשל משפך אשר נתוני ההמרה שלו מצביעים על בעיה באחד משלבי הגיוס כשרק 15% עוברים משלב לשלב כנראה שיש כאן בעיה. אם לא יודעים מה מחפשים או במה להתמקד המדדים הופכים להצהרתיים: כדאי לדעת מה מרמז על בעיה, אילו נתונים נחשבים חריגים ולאן כדאי לשאוף. בתחום הגיוס יש נורמות או סדרי גודל מוכרים וידועים הנכונים מעבר לתעשייה או תחום. הם יכולים להשתנות לעיתים אבל באופן כללי אפשר להתייחס אליהם כאל ממוצע מקובל. נתונים כמו אחוז הגיוס מכלל המועמדים, אחוזי ההמרה בין שלבי הראיון השונים, אחוז ״סגירה״ ועוד. יש הרבה מאוד אנשים העוסקים בגיוס שאינם מכירים את הנושא הזה ולכן חסרים כלים בסיסיים. אפילו מי שיודע על קיום המשפך או מדדי יעילות שונים לא תמיד יודע מתי כדאי לבחון יותר לעומק וממה נובעת הבעיה. בעיני זה ידע שחייב להיות ידע המונחל לכל מי שעוסק בגיוס ולא רק למי שמנהל/ או עוסק בניתוח ודיווח נתונים.
אתגר רביעי- מתי להציג?
שאלה נוספת היא מתי נכון להציג את הנתונים? נכון שאין כאן חוקי ברזל אבל יש הבדל בין התייחסות שוטפת של כמה ראיונות היו השבוע לאיך נראית עלות הגיוס השנה. יש נתונים שלא נכון להציג באופן שבועי או חודשי כי קצב ההשתנות שלהם דורשים יותר זמן - מצד שני יש נקודות אשר נפספס כשנבחן אותן בגלל אופן המדידה.
כדאי ליצור בתור התחלה מדדים ארוכי טווח ומדדים שוטפים וכן להתייחס לבעיות הכי בוערות או לנקודות שהכי רוצים לבחון או לקדם. שאלה שעולה לעיתים תכופות היא אילו נתונים להציג בפגישות שוטפות עם מנהל הצוות, עם מנהל. מגייס.ת או בישיבת הנהלה. חשוב כאן להבין מהו ההקשר החשוב: ישיבת עבודה שבה מתקבלות החלטות שוטפות לגבי תהליך הגיוס, ישיבה שבה נבחנים נתונים שוטפים מול תוכנית, ישיבה שבה נבחן תהליך הגיוס ומגמות רחבות כמו עלות הגיוס או ניבוי של ביצועי הגיוס קדימה. הבחנה בין ההקשרים האלה חשובה והיא זו שתגדיר אילו נתונים חשובים כרגע ואלו שאלות חשובות יש לנו.
אתגר חמישי- למי להציג?
אחת הטעויות המרכזיות היא הצגת נתונים בהקשר לא מדויק: יש הבדל אם אנחנו מציגים את הנתונים כדוחות הנהלה, לצוות הגיוס או המנהל, למנהל מגייס. כמו כל מצגת שאנחנו עורכים חשוב להבין עבור מי המסר, מה הוא כבר יודע, מה אנחנו רוצים למסור ומה אנחנו רוצים לקדם. הרבה פעמים מציגים נתונים באופן שבלוני לא מעובד- שופכים אוסף של נתונים על מצגת ומשאירים לקהל את הצורך לפענח את הנתונים ולהגדיר את המסקנות המתבקשות- זה מייצר הרבה חיכוכים ובעיקר לא עוזר לצוות הגיוס או להנהלה להבין מה המצב או מה אפשר לעשות. לכן כדאי לשאול מראש - מה חשוב כרגע, איזה פלח מן הנתונים חשוב כרגע, ומה המסר או המסקנה שאנו מבקשים להדגיש. ככל שרמת הביטחון שלנו בנתונים ובמסקנות תהיה גבוהה יותר נטיב להעביר את המסר באופן יותר טוב. הנתונים הם כלי עבודה חשוב ואמצעי שכנוע אבל אם לא נדע לשלוט במסר ולהבין אותו לפני שאנו משתפים אחרים יהיה קשה לנו להגיע לתוצאות.
אתגר שישי- להציג ולשכוח
פעמים רבות דוחות גיוס חיים רק בעת ישיבות הנהלה, או לקראת סיכומי שנה ובשאר הזמן הם הופכים להיות משהו מיותר. הם נעשים כתוצאה מדרישה חיצונית ולא על מנת ליצור מערך גיוס יעיל ומצוין. הגישה נובעת מחוסר ביטחון או חוסר בידע בכל הקשור בעיסוק בנתונים וזה חבל, כי זה בהחלט משהו שניתן ללמוד ולאמץ. כאשר אנחנו מתייחסים לנתונים כמו למטלה הכרחית אך מציקה אנחנו מפספסים את המטרה ובעיקר נמנעים להיות פונקציה עסקית כמו כל אחת ממחלקות הארגון האחרות. זוהי גישה המתעסקת בכמה מדדים בסיסיים שמעבר להם יש אזור דמדומים שאיש לא יודע איך לגשת אליו.
מה אפשר לעשות כדי להתמודד עם האתגרים האלה?
האתגרים שתיארתי כאן די נפוצים אבל לגמרי ניתנים לשיפור - מה ניתן לעשות על מנת להתמודד איתם טוב יותר?
בחינת תקופתית של תהליך הגיוס או מול מערכת הגיוס
יצירת דשבורדים ודוחות שעוזרים להנגיש את הנתונים בקלות
ללמוד וללמד את צוות הגיוס כלים וכישורים הקשורים בניתוח נתונים
ללמוד מה אפשר לצפות גם ממני אם תרצו
ליצור מדדי שיפור תמידיים
